どのようなときに使われるか
請求書を送っても入金がない、支払予定日の回答がない、複数の請求分をまとめて確認したい場合などに利用されます。
主に盛り込む事項
- 取引先と請求者の表示
- 契約・発注・納品の内容
- 請求書番号、支払期日、未払額
- これまでの請求経緯
- 新たな支払期限と振込先
なぜ内容証明で送るのか
請求の根拠、対象となる取引、未払額、期限を一つの書面で明確にし、正式に支払いを求めた事実を残すためです。
送付後に起こり得ること
入金、支払予定の回答、分割提案、納品内容や金額への反論、無回答などが考えられます。
期待できるメリット
複数の伝票や請求書を整理でき、社内決裁や相手方の確認を促しやすくなります。請求経緯も記録として残せます。
注意点・リスク回避
発注書、納品書、検収記録、請求書を照合します。返品・値引き・相殺・契約不適合の主張があり得る場合は、事実を断定しすぎません。時効が近い場合は内容証明だけで終えず、弁護士へ早めに相談します。
内容証明郵便は、送った文書の内容や差出日等を記録する制度です。記載内容が真実であることや、相手の支払い・対応を保証するものではありません。受領の記録を残したい場合は、配達証明の利用も検討します。相手方が争っている場合や交渉・法的手続が必要な場合は、弁護士等への相談をご案内することがあります。
内容証明の作成・発送をご相談ください
資料とご事情を確認し、盛り込む内容を整理したうえで文案作成から発送まで対応します。